Traducido por @llunaCreixent y @fadelkon.

Como otra gente de la región de los Grandes Lagos y Toronto, hemos estado siguiendo de cerca la situación del Nuevo Coronavirus de 2019 a través de Salud Pública de Toronto y del Ministerio de Salud de Ontario. Con el ritmo con el que la situación ha evolucionado desde el 11 de Marzo, cuando la Organización Mundial de la Salud declaró el COVID-19 como una pandemia, podemos asumir que continuará cambiando rápido durante las próximas semanas.

Como cooperativa de trabajadorxs que funciona por defecto a distancia, Hypha ha estado debatiendo cómo dirigir esta situación internamente (como miembros co-propietarios) y externamente (como miembros de la comunidad) cuando las expresiones de solidaridad y apoyo mutuo son más necesarias que nunca. Ahora estamos haciendo caso de los consejos de distanciamiento social y autoaislamiento de los funcionarios de la salud pública y los profesionales médicos. Sin embargo, eso no nos prepara sustancialmente para abordar esta pandemia a nivel comunitario. Como gesto inicial, aunque pequeño, hemos preparado esta guía con ofertas de ayuda para compartir nuestra experiencia con lxs que estáis haciendo la transición al trabajo a distancia. Reconocemos que esto no aborda los asuntos más generales, como el trabajo de quiénes puede convertirse en remoto, la inseguridad económica a la que se están enfrentando muchxs trabajadorxs canadienses, o cómo lxs trabajadorxs por obra y servicio están ahora siendo forzados a asumir responsabilidades sanitarias de primera línea además de sus reponsabilidades habituales. En las próximas semanas esperamos pensar y actuar juntxs para abordar estos y otros problemas urgentes de manera más completa.

Cómo Puede Ayudar Hypha

Estamos haciendo lo siguiente para asistir a los miembros de nuestra comunidad sin coste.

Horario de Oficina Abierta

“Curso intensivo sobre cómo trabajar a distancia”

Cualquiera puede ponerse en contacto con nosotrxs por videoconferencia en Jitsi durante las próximas tres semanas a las 11:30-12:30 ET (17:30-18:30 zona horaria de Madrid) para debatir soluciones colectivas a los desafíos que surgen cuando se trabaja a distancia:

  • Viernes 20 de Marzo
  • Jueves 26 de Marzo
  • Jueves 2 de Abril

Añade estas fechas a tu calendario.

Sesión Privada de 30 min

Obtén respuesta a tus dudas sobre trabajar a distancia

Ofrecemos 30 minutos 1 a 1 gratis para ayudarte a elaborar estrategias / abordar preguntas específicas que tengas sobre la transición a trabajar a distancia. Envíanos un correo electrónico a hello@hypha.coop y buscaremos una fecha para la cita.

Videoconferencia en Jitsi

Usa nuestra infraestructura de videoconferencia auto-alojada

Consulta a continuación nuestras instrucciones para utilizar el programa de video conferencia.

Invitamos a todo el mundo a hacer llamadas usando nuestra instancia de Jitsi alojada en Toronto. Lo único que has hacer para usarlo es:

  1. Visitar https://jitsi.hypha.coop en tu navegador
  2. Escribir cualquier nombre para una sala (este formará parte de la URL), o usa el sugerido, y presiona “GO”
  3. Hacer tu reunión por internet!

Grupo de Debate de WhatsApp

Únete a nuestro grupo de debate “#COVID19Toronto Remote”

Organizamos un grupo de debate en WhatsApp, #COVID19Toronto Remote, para cualquiera que trabaje a distancia (quizá por primera vez) para que pregunte y comparta consejos que haya encontrado.

Puedes unirte usando el siguiente enlace: https://chat.whatsapp.com/KMZcdNhK00lJcm5JOGnf4q

Trabajar en una “Oficina Virtual”

Con el tiempo, hemos desarrollado una serie de prácticas para ayudar a nuestros miembros a colaborar eficazmente en línea. Compartimos nuestras prácticas y herramientas aquí con la expectativa de que la gente pueda encontrar este recurso útil al considerar cómo trabajar desde casa durante la pandemia actual.

Cultura y Prácticas

Hemos descubierto que tener una única base de conocimiento de referencia para todos los miembros facilita la coordinación. Nuestro Manual Organizacional de Hypha describe cómo los miembros se ubican en nuestra “oficina virtual”, y la visión, procesos y cultura de nuestra cooperativa. Nuestro manual también documenta los objetivos de cada uno de los grupos de trabajo dentro de nuestra organización.

Para seguir diariamente el estado de nuestras tareas y para asegurarnos de que estamos avanzando en ellas, usamos un tablero de tareas en GitHub (básicamente un tablero Kanban) con diferentes columnas. Utilizamos la misma plantilla para tareas en todos nuestros proyectos, es algo muy parecido a esto:

Resumen de la Tarea
🎟️ Derivada de: #
🗣 Loomio: [Enlace a Loomio]
📅 Fecha de vencimiento: Miércoles, 18 de Marzo
🎯 Criterio de éxito: Desarrollo de un plan de acción de Hypha para responder al COVID-19

Detalles de la tarea

Subtareas asignadas a miembros

Hacemos reuniones semanales a las que atienden todos los miembros. Tener una plantilla de reuniones establecida y saber quién va a “cultivar” (es decir, dinamizar) y quién va a tomar acta de la reunión antes de que ésta empiece, hace que nuestro tiempo juntxs sea mucho más eficiente. Esta es una de las plantillas que usamos y aquí puedes encontrar las actas archivadas de nuestras reuniones.

Trabajar a distancia significa que nos perdemos algunas de las conversaciones que surgirían orgánicamente en el lugar de trabajo. Normalmente empezamos nuestras reuniones de equipo con “una toma de contacto”, un acercamiento más personal para dejar espacio a conversaciones que no son estrictamente de trabajo. La persona con el rol de cultivador propone un tema de debate para empezar a “tomar contacto”. Algunos temas que hemos usado en el pasado incluyen “Cuál fue tu primera cuenta de correo electrónico” y “Cuál es el primer recuerdo que tienes sobre Internet”.

Establecer una oficina virtual puede requerir que nos demos de alta en nuevos servicios digitales, lo que significa que dependeremos de más proveedores para nuestras operaciones diarias. No olvides mantener un Inventario de Servicios para controlar los servicios existentes, para qué los usáis, y quién tiene acceso a cada uno.

También nos inspiramos en otras personas y colectivos:

Programas y Herramientas

Mientras decidíamos qué programas y herramientas usar, nos hemos tenido que hacer preguntas sobre privacidad, dependencia a proveedores, experiencia de usuarix, y otras demandas de nuestro tiempo. A continuación describimos algunas de nuestras elecciones sobre herramientas. Alojamos y mantenemos angunas herramientas nosotrxs mismxs y tenemos una amplia experiencia con algunas otras, éstas están marcadas con el emoticono 🍄.

Videoconferencia

Un programa de videoconferencia que sea fiable y que ofrezca video y audio de alta calidad (como Zoom), es a menudo también caro y tiene un mal historial en cuestiones de privacidad. Hypha usa Jitsi, una aplicación de código abierto y software libre, para la mayoría de nuestras necesidades de videoconferencia. Alojamos nuestra propia instancia para asegurar que tiene suficiente ancho de banda para soportar nuestro uso diario. Jitsi funciona en el navegador y también permite a lxs asistentes marcar, haciéndolo conveniente mientras se está de viaje.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
Jitsi 🍄 Gratis Se ejecuta en el navegador sin necesidad de descargar otra aplicación. Hypha aloja nuestro propio servisor de Jitsi. Calidad de audio y video inferior a Zoom. Si se ejecuta con el navegador puede presentar problemas de conectividad, en particular si se usa Firefox.
BigBlueButton 🍄 Gratis Se ejecuta en el navegador. Lxs usuarixs pueden subir diapositivas para presentar. Contiene herramientas colaborativas como pizarras, punteros láser, estado de ánimo/emoticonos del participante. Si se ejecuta en el navegador puede presentar problemas de conectividad. No existen servidores públicos oficiales.
Zoom Gratis para reuniones 1 a 1 o llamadas grupales de 40 min Si tu principal interés son la fiabilidad y la alta calidad de audio/video, Zoom es una gran elección. Has de descargar una aplicación pero el proceso es bueno. Alta calidad de audio y video. Según su política de privacidad, Zoom recopila datos personales para varios usos incluyendo fines publicitarios. Los datos se almacenan generalmente en EE.UU. Zoom tiene un mal historial sobre la gestión de la seguridad y privacidad de datos.
Whereby Gratis para uso personal, pero tiene límite del tamaño de la sala Se ejecuta en el navegador y es fácil de usar. En el modo de reuniones pequeñas, la comunicación funciona “peer to peer” sin pasar por sus servidores.

Otras herramientas populares de videconferencia:

Tomar Notas y Procesar Textos

Para tomar actas en las reuniones y apuntar ideas rápidas de forma colaborativa usamos HackMD como editor de texto ligero en el navegador. Si eliges usar HackMD (o etherpad), asegúrate de estar al tanto de quién tiene permisos de lectura y escritura en el bloc de notas. Los blocs de notas de HackMD no están listados por defecto, pero no son privados, es decir, cualquiera que tenga la URL podrá verlos.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
HackMD 🍄 Gratis Excelente si quieres una herramienta simple y que se ejecuta en el navegador. Soporta Markdown. Funciona bien con una filosofía de trabajo abierto. Cierto conocimiento de Markdown.
Google Docs 🍄 Gratis con cuenta de Google Funciona bien para trabajar colaborativamente usando el navegador y más intensamente en escritura, edición de copias y correcciones. Configuración de permisos confusa.
Riseup Pad Gratis Parecido a HackMD. Bueno para tomar notas colaborativamente en el navegador. -

Otras herramientas para tomar notas:

  • Roam Research para notas personales
  • Notion para notas personales y documentos colaborativos (el plan gratuito ofrece bloques de máximo 1000)

Gestión de Tareas

Usamos las herramientas de gestión de proyectos integradas con GitHub para hacer un seguimiento de las tareas, ya que también usamos GitHub para control de versiones. Si ya usas GitHub, esto puede ser algo que quieras considerar. Pero si es tu primera vez trabajando a distancia, podrías enfrentarte a una curva de aprendizaje más pronunciada con GitHub, especialmente si no estás familiarizadx con el control de versiones y la gestión de fuente. Trello podría ser mejor como opción independiente.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
GitHub Projects 🍄 Gratis para proyectos públicos o proyectos privados pequeños Bueno si también usas las otras herramientas de GitHub, como el control de versiones. Propiedad de Microsoft.
Trello Gratis para funcionalidades estándar Muy fácil de usar. -

Toma de Decisiones

Tomamos la mayoría de decisiones cara-a-cara en nuestras videoconferencias. Pero a veces cuando no podemos estar juntxs o el tema de discusión tiene muchas facetas diferentes a considerar, utilizamos un programa dedicado para ayudar en la toma de decisiones. Para decisiones rápidas, solemos votar con los emoticonos :+1: o :-1: en el chat. Cuando el proceso de toma de decisiones es más complicado, utilizamos Loomio, que mantiene los hilos de discusión en un solo lugar y tiene herramientas para encuestas, votación y toma de decisiones basadas en propuestas.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
Loomio 🍄 Gratis Fácil de usar una vez familiarizadx con todas las herramientas de debate y facilitación. Software libre que puedes auto-alojar.

Chat

El chat es donde tienen lugar la mayoría de nuestros debates diarios. En ocasiones, cuando se usa mucho, puede ser abrumador mantenerse al día con los mensajes. Es importante para nosotrxs que las herramientas de mensajería instantánea que usamos tengan una buena configuración de notificaciones que permita configurar a nuestro criterio qué mensajes captan nuestra atención. Aplicaciones de chat como Matrix o Slack también te permiten tener diferentes salas o canales para mantener las conversaciones separadas por tema.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
Matrix 🍄 Gratis La aplicación web Riot para Matrix funciona en el navegador o puede descargarse para móvil/ordenador. Excelente para salas grandes con muchos usuarixs. Muchas notificaciones por defecto. El cifrado de extremo a extremo no es fluido. Los mensajes pueden ser federados a otros servidores.
Signal 🍄 Gratis Chats seguros 1 a 1 y para grupos. Privacidad en mente. No tan popular como WhatsApp. Requiere de un número de teléfono operativo.
WhatsApp Gratis Fácil de usar para mensajes de texto y chats de grupo. Popular en Toronto. Propiedad de Facebook. Requiere de un número de teléfono operativo.
Slack Gratis (10,000 mensajes más recientes) Fácil de usar para chats de grupo. La cuenta gratuita tiene límites de historial, almacenamiento de archivos y “aplicaciones externas”.

Programar Tiempo Juntos

Coordinar la disponibilidad de todxs para reunirnos o para un evento puede llevar mucho tiempo. Hemos descubierdo que la mejor forma es programar de antemano reuniones periódicas. En otras ocasiones en que tenemos que programar tiempo juntxs, usamos When2Meet para encontrar los espacios de tiempo donde nuestras disponibilidades coinciden.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
Calendario de Google 🍄 Gratis con cuenta de Google Fácil de usar. Fácil de crear calendarios compartidos. -
When2Meet 🍄 Gratis Fácil de usar. Interfaz mínima sin integraciones con servicios externos.
Calendly Gratis Fácil de usar con integraciones con servicios externos. -

Otras herramientas para programar horarios:

Almacenar y Compatir Archivos

Ya que usamos Google Docs para colaborar en propuestas de proyectos y otros documentos que requieren rondas de revisiones, Google Drive se ha convertido en el sitio natural para almacenar nuestros documentos.

Herramientas que hemos probado Coste Facilidad de uso Observaciones y Problemas
Google Drive 🍄 Gratis (Individual, 15GB) y de pago (planes individuales y comerciales) - Estructura de permisos confusa.
Nextcloud Gratis (Algunos Proveedores tienen planes individuales) y de pago - Ambas opciones: de preveedor o auto-alojada.
Box Gratis (Individual, 10 GB) -  
Dropbox Gratis (Básico, 2 GB) - Amacenamiento mínimo para cuentas gratuitas.

Eventos Virtuales

Los miembros de Hypha tenemos experiencia organizando seminarios web, dinamizando sesiones virtuales interactivas, y configurando transmisiones en vivo para eventos. Si quieres aprender sobre algo de esto, escríbenos por correo electrónico a hello@hypha.coop.

Herramientas para eventos virtuales:

Contribuir a esta Guía

Agradecemos las mejoras a esta guía. Hay algunas formas clave en que puedes ayudarnos a mejorar nuestros proyectos. Lee nuestra guía para contribuidorxs para saber cómo enviar comentarios, peticiones e informes de error, así como cambios en el código y la documentación, a nuestro repositorio de código.